ניהול המשימות

כמו בכל ארגון גם במשרד עורכי דין, מתקבלות החלטות, הנובעות מתהליכי העבודה בתיקים השונים, בעקבותיהן נוצרות משימות אותן צריך לבצע ואחרי ביצוען יש לעקוב.
עורכי הדין גם אם הם עובדים לבד וגם אם הם מפעילים עורכי דין אחרים מבצעים ומבוצעות עבורם מטלות ואחרי ביצוען חייבים לעקוב ואת ביצוען לנהל.
בתוכנה עדי לניהול במשרד עורכי דין יש מערכת לניהול ומעקב אחר מטלות המאפשרת להגדיר את המטלות על פי מספר מאפיינים על מנת לאפשר ניהול ממוקד יותר, קל ונוח.

בעדי מערכת המאפשרת רישום של שני סוגי פעולות בתיקים: פעולות שבוצעו בתיקים לצורך תיעוד וידיעה ופעולות עתידיות הנובעות מהחלטות שנתקבלו בארגון או מטלות לביצוע כחלק אינטגראלי מהפעילות בתיק.
ניהול המטלות ומעקב אחר ההחלטות הינו פונקציה חשובה, וניהול נכון ויעיל שלה הינו גורם מרכזי בהצלחתו של הארגון.
בתוכנה מספר פונקציות בעזרתן יכול המשתמש לתכנון ולנהל את הפעולות העתידיות במשרד.
המטלות הינן חלק מהיומן בתוכנה ובו נרשמות המטלות והפעולות לביצוע ולמעקב. על מנת לרשום מטלה צריך להיכנס ליומן ולהוסיף שורה מסוג מטלה. שורה יכול המשתמש להקליד את:
• שמו של מנהל/בעל היומן בו נרשמת המטלה.
• מועד ושעת ביצוע המטלה.
• תיאור המטלה במלל חופשי
• סוג המטלה.
• מקום ביצוע המטלה.
• הארגון/מוסד בו תתבצע המטלה.
• שם מבצע המטלה.
• הסטאטוס שלה.
• מועד ושעה לתזכורת מתפרצת.
את המטלות יכול המשתמש לייצור מתוך תיק של לקוח וגם מתוך מסמך כשמטלות הנוצרות בתיק מקושרות לתיק ומטלות המיוצרות ממסמך מקושרות למסמך.
אפשרות נוספת היא לעבוד עם מערך המטלות, הוא חלון בו יכול המשתמש להציג את כל המטלות במשרד או של אחד העובדים, על פי בחירתו של המשתמש, כן יש אפשרות להגדיר הצגת כל המטלות לביצוע או גם את אלה המוגדרות כסגורות. מתוך חלון המטלות יכול המשתמש לצפות במטלות, להוסיף ולשנות מידע במטלה, למחוק מטלה. התוכנה מאשפרת למיין את המטלות בסדר יורד או עולה על ידי לחיצה על כותר. לדוגמה לחיצה על המילה תאריך בכותר תגרום למיון רשימת המטלות על פי סדר יורד של המטלות על פי התאריך לחיצה נוספת תגרום למיון המטלות לפי סדר עולה וכו'. התוכנה מאפשרת לשרשר מטלות, כלומר לקבוע קשר ביניהם ולהציג את פרטי התיק או המסמך המקושרים למטלה.
דרך נוספת לטפל במטלות ברמת תיק הינה בשולחן העבודה, הוא חלון בעזרתו יכול המשתמש לטפל בתיק ולקבוע חלון עזר של מסמכים, מטלות וכו'.

התוכנה מאפשרת לתכנן מטלות לביצוע ולבנות אלגוריתם של פעילות בעזרת המערכת מטלות משורשרות. המשתמש יכול להגדיר קבוצת מטלות תחת כותרת אחת ורשום מספר מטלות שיתבצעו בזו אחר זו בהפרש של מספר ימים אחת אחר השנייה כשעבור כל מטלה, הספירה מתחילה ממועד תחילת הנקבע על ידי המשתמש או מועד ביצוע הפעולה שלפני המטלה.
מטלה חוזרת היא פעולה המתבצעת מספר פעמים במועדים שונים וקבועים במספר שיטות
צריך להגדיר תאריך ושעה בה תתבצע הפעולה בפעם הראשונה.
המשתמש יכול לקבוע את מחזוריות המטלות לפי המועד שבו תתבצע המטלה בפעם האחרונה, או להגדיר כמה פעמים לביצוע. אחר כך צריך המשתמש להגדיר באיזה יום בשבוע, בחודש או בשנה תתבצע המטלה. התוכנה תוסיף ליומן את המטלות בהתאם.
המשתמש יכול להורות לתוכנה להציג באופן אוטומטי את רשימת המטלות הפתוחות, בכל כניסה ליומנו של עורך דין. כאשר יפתח היומן או יוחלף שמו של עורך הדין שיומנו יוצג, יופיע על צג המחשב חלון נוסף שיציג את רשימת המטלות הפתוחות של עורך הדין. מערכת זו נקראת מטלות רודפות.
לחיצה כפולה על אחת מהשורות תציג בחלון נוסף את פרטי המטלה שעליה לחץ המשתמש לחיצה כפולה והמשתמש יוכל לשנות את המידע במטלה, כלומר להוסיף מלל, ולשנות את הפרמטרים בשורה.
חלון נוסף המהווה כלי אסטרטגי חשוב בניהול המטלות, מאפשר להציג את רשימת המטלות האחרונות שנסגרו, לחיצה על תיאור המטלה תציג את המטלה הראשונה הפתוחה בתיק. או להציג את כל המטלות הראשונות לביצוע, כשלחיצה על תיאור המטלה תציג את המטלה האחרונה שנסגרה בתיק. מערכת זו מאפשרת למשתמש לעקוב אחר ההתנהלות של המטלות וביצוען במשרד כשהוא יכול לאתר את המטלה האחרונה שבוצעה בתיק וזו שצריך לבצע אחריה.
המשתמש יכול להפיק מספר רשימות/דוחות על המטלות.
• רשימה של כל המטלות על פי הפרמטרים השונים במוגדרים במטלה על מנת לקבל מידע על פי שאילתה אותה בונה המשתמש על פי צרכיו.
• רשימת כל המטלות הפתוחות על פי שם העובד שביומנו נרשמה המטלה ותקופת ביצוע.
• רשימת מטלות לפי סוג המטלה ותקופת ביצוע.
• רשימת מטלות אחרונות שבוצעו/נסגרו.
• רשימת מטלות ראשונות לביצוע/פתוחות.
• רשימת המטלות במבנה שבועי של עובד שביומנו נרשמה המטלה.